Politique de confidentialité
Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme (ci-après la « Plateforme »), Novamap est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel de l’utilisateur (ci-après « Utilisateur ») qui agit pour le compte et sous la responsabilité de la société cliente de Novamap (ci-après le « Client »).
L’accès à la Plateforme et l’utilisation des services nécessite la création préalable d’un compte utilisateur (ci-après « Compte Utilisateur »). Le Client peut bénéficier d’autant de Comptes Utilisateurs que cela est permis par son abonnement.
Afin de préserver la confiance de l’Utilisateur, Novamap l’invite à prendre connaissance de sa politique en la matière, laquelle décrit notamment les données collectées, l’utilisation qui en est faite et les droits dont dispose l’Utilisateur, en conformité avec la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016.
1. Qui collecte vos données a caractère personnel ?
La société responsable du traitement des données personnelles de l’Utilisateur est : NOVAMAP, Société par actions simplifiée au capital de 132 000 euros, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Marseille sous le n°790 826 754, et dont le siège social est basé au 180-182 avenue du Prado, 13008 Marseille (ci-après désignée par « Novamap »).
Novamap collecte et traite un certain nombre de données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur selon les conditions et modalités définies ci-après.
2. Quelles données collectons – nous et pourquoi les collectons – nous ?
La Plateforme permet à Novamap de mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel sous sa propre responsabilité. Les traitements mis en œuvre par Novamap sont exhaustivement listés dans la présente Politique de confidentialité.
2.1. Création d’un Compte Utilisateur – Authentification
La création d’au moins un Compte Utilisateur est nécessaire pour que le Client puisse bénéficier des services proposés par la Plateforme.
Les données collectées sont : nom, prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel fixe, numéro de téléphone professionnel mobile et mot de passe de l’Utilisateur.
L’Utilisateur est tenu de renseigner l’ensemble de ces données pour permettre la création de son Compte Utilisateur.
Le mot de passe de l’Utilisateur est toutefois chiffré et est donc illisible par Novamap.
Le nom de l’Utilisateur est collecté afin d’identifier le titulaire du Compte Utilisateur.
L’adresse email et le mot de passe sont utilisés afin de permettre l’authentification de l’Utilisateur et sa connexion à son Compte Utilisateur.
L’adresse email permet également à l’Utilisateur d’être destinataire d’un email de réinitialisation de son mot de passe en cas d’oubli de ce dernier, et d’être contacté afin d’assurer le service de support et d’assistance à l’Utilisateur.
2.2. Suivi des actions effectuées sur la Plateforme
Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, Novamap collecte des données relatives au suivi des actions effectuées par l’Utilisateur sur la Plateforme.
Ces données sont collectées afin de permettre à tout Utilisateur agissant pour le compte d’un même Client de prendre connaissance des actions effectuées par tout autre Utilisateur agissant pour le compte de ce même Client.
2.3. Envoi de notifications aux Utilisateurs
Novamap utilise les adresses emails professionnelles des Utilisateurs afin de leur communiquer par courrier électronique :
- son enquête de satisfaction utilisateurs
- sa newsletter ;
- des offres promotionnelles ;
- les changements dans ses offres de services.
3. Que justifie le traitement de vos données ?
3.1. Création d’un Compte Utilisateur et suivi des connexions et actions
- Pour les données personnelles des utilisateurs Client: en exécution de la relation contractuelle liant le Client à Novamap.
En effet, l’exécution de cette relation contractuelle et le bénéfice des services proposés sur la Plateforme nécessite l’utilisation d’un Compte Utilisateur.
- Pour les données personnelles des utilisateurs prestataire du Client : en application du consentement du prestataire du Client.
En effet, le bénéfice des services proposés sur la Plateforme nécessite l’utilisation d’un Compte Utilisateur propre au prestataire du Client. Au moment de la création de son Compte Utilisateur, le prestataire du Client consent au traitement de ses données personnelles par Novamap.
Les services proposés sur la Plateforme impliquent en outre que tout Utilisateur d’un même Client puisse consulter les actions effectuées sur la Plateforme par les autres Utilisateurs de ce même Client.
Tout Utilisateur agit pour le compte, sous l’autorité et sous la responsabilité du Client.
3.2. Envoi de notifications aux Utilisateurs
Novamap traite les données personnelles de l’Utilisateur visées à l’Article 2.3 afin d’adresser des notifications à l’Utilisateur dans la mesure où l’Utilisateur ne manifeste pas d’opposition.
L’Utilisateur peut à tout moment s’opposer à ce traitement, en cliquant dans le lien prévu à cet effet dans chaque email qu’il reçoit de la part de Novamap, soit en adressant une demande en ce sens aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : dpo@novamap.fr
- Ou par courrier postal : NOVAMAP, 180-182 avenue du Prado, 13008 Marseille
L’opposition de l’Utilisateur ne joue que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué antérieurement à son opposition.
4. A qui communiquons – nous vos données ?
Novamap est destinataire de l’ensemble des données collectées et traitées en sa qualité de responsable de traitement. Seul le personnel dûment habilité de Novamap peut éventuellement en prendre connaissance.
Les Utilisateurs d’un même Client sont destinataires des données identifiantes et du suivi de actions effectuées par les Utilisateurs de ce même Client.
En aucun cas les données à caractère personnel des Utilisateurs ne seront transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.
5. Qui sont nos sous – traitants ?
Novamap recourt à des sous-traitants uniquement pour assurer la maintenance et l’hébergement de la Plateforme.
Les coordonnées de ces sous-traitants peuvent être communiquées à l’Utilisateur sur demande de ce dernier à l’adresse suivante :
- Par courriel : dpo@novamap.fr
- Ou par courrier postal : NOVAMAP, 180-182 avenue du Prado, 13008 Marseille
Novamap garantit que ses sous-traitants sont établis au sein de l’Union européenne et présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du Règlement UE 2016/679 et à la Loi Informatique et Libertés.
Les sous-traitants peuvent eux-mêmes être autorisés à sous-traiter tout ou partie de leurs opérations sous réserve du strict respect des dispositions de l’article 28 du Règlement UE 2016/679 et de la présente Politique de confidentialité.
Toutefois, en tant que responsable du traitement, Novamap demeure l’unique interlocuteur de l’Utilisateur.
6. Quels sont vos droits ?
L’Utilisateur dispose de droits portant sur le contenu et l’utilisation qui est faite de ses données à caractère personnel.
Les demandes d’exercice de droits ne peuvent concerner que les données traitées sous la responsabilité de Novamap.
Pour exercer ces droits, l’Utilisateur doit écrire à Novamap en précisant l’objet de sa lettre ou de son courriel qu’il s’agit d’une demande d’information ou de réclamation relative à ses données personnelles, et se ménagera la preuve de la réception de sa demande.
Toute demande en ce sens devra être adressée aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : dpo@novamap.fr
- Ou par courrier postal : NOVAMAP, 180-182 avenue du Prado, 13008 Marseille
Novamap pourra exiger que la demande soit accompagnée d’une copie de la pièce d’identité de la personne concernée afin d’éviter toute fraude et/ou accès illicite à ses données.
Toutefois, certaines données personnelles peuvent être exemptées de telles demandes dans certaines circonstances, par exemple si elles portent atteinte aux droits et libertés de tiers. Si une exception s’applique, Novamap le fera savoir à l’Utilisateur en répondant à sa demande.
En outre, si l’exercice des droits de l’Utilisateur a vocation à entrainer une suppression des données le concernant, l’Utilisateur est informé que cela peut avoir pour incidence la suppression de son Compte Utilisateur et que la relation contractuelle liant le Client à Novamap pourra ainsi être remise en cause, totalement ou partiellement.
6.1. Droit d’accès, d’opposition, de limitation, d’effacement et de rectification des données
Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur dispose du droit :
- D’accéder à l’une quelconque de ses données personnelles que Novamap détient ;
- De mettre à jour l’une quelconque de ses données personnelles qui n’est pas à jour ou incorrecte ;
- De restreindre la façon dont Novamap traite ses données personnelles ;
- De demander à Novamap de lui fournir une copie de l’une quelconque des données personnelles qu’elle détient à son sujet ;
- De s’opposer à l’utilisation de ses données personnelles à des fins de notification (Article 2.3).
6.2. Droit à la portabilité des données
L’Utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données personnelles, lesquelles doivent lui être restituées par Novamap dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, s’il le souhaite.
L’Utilisateur ne peut exercer ce droit à la portabilité qu’à l’égard des données personnelles qu’il a déclarées activement et consciemment ou qu’il a générées par son activité, à l’exclusion de toutes autres données qui sont calculées, dérivées ou inférées à partir des données qu’il a fournies. En outre, seules les données personnelles traitées de manière automatisée et collectées sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat sont concernées par ce droit.
Novamap se réserve le droit de ne pas satisfaire à la demande de l’Utilisateur dans la mesure où les données concernées par sa demande ne répondent pas aux conditions susmentionnées.
Pour toutes les données ne satisfaisant pas aux critères susmentionnés, l’Utilisateur ne peut exercer que les droits mentionnés à la précédente clause (Article 6.1).
L’exercice du droit à la portabilité ne fait pas obstacle à l’exercice des autres droits dont l’Utilisateur dispose.
Novamap ne fera pas obstacle à la transmission des données concernées par le droit à la portabilité à un autre responsable de traitement, soit par l’intermédiaire de l’Utilisateur, soit directement lorsque cela s’avère techniquement possible. Dans l’hypothèse où la transmission directe des données à un autre responsable de traitement ne serait pas techniquement possible, Novamap en informera l’Utilisateur et lui proposera une solution alternative.
Novamap n’est pas responsable des traitements que l’Utilisateur opère sur les données issues du droit à la portabilité une fois qu’il les a récupérées. Novamap n’est pas davantage responsable des traitements réalisés par le nouveau responsable des traitements de données de l’Utilisateur à la suite d’une demande qu’il aura effectuée en ce sens.
6.3. Droit de formuler des directives anticipées
Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur peut formuler des directives anticipées sur l’utilisation de ses données après sa mort (par exemple : conservation, suppression, divulgation). L’Utilisateur peut modifier ou rétracter ses instructions à tout moment.
6.4. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
L’Utilisateur est informé de son droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (la Cnil en France : www.cnil.fr), en cas de non-respect des dispositions légales et réglementaires de la part de Novamap ou de ses sous-traitants dans le cadre de la gestion de ses données à caractère personnel.
7. Combien de temps conservons – nous vos données ?
7.1.
Les données relatives à un Compte Utilisateur (Article 2.1) sont conservées par Novamap pour le temps de la relation contractuelle entre Novamap et le Client dans la mesure où l’Utilisateur est réputé être le représentant du Client.
Les données relatives à un Compte Utilisateur sont immédiatement supprimées :
- Au terme de la relation contractuelle entre le Client et Novamap ; ou
- Au terme de la période de réversibilité ; ou
- En cas de demande de suppression du Compte Utilisateur par l’Utilisateur.
L’Utilisateur étant réputé agir sur la Plateforme pour le compte du Client, Novamap archive ces données à caractère personnel dans une base de données distincte de la base d’exploitation pour une durée de cinq (5) ans à compter du terme de la relation contractuelle entre Novamap et le Client, laquelle correspond à la durée légale de prescription en matière contractuelle.
Par ailleurs, un Compte Utilisateur inutilisé pendant une durée d’un (1) an est considéré comme un compte inactif. Toute connexion au Compte Utilisateur fait courir de nouveau ce délai d’un (1) an. Au terme de ce délai, les données relatives à un compte inactif sont supprimées. Un (1) mois avant cette suppression, Novamap en informe l’Utilisateur concerné par email lui indiquant les modalités lui permettant d’indiquer sa volonté contraire. Novamap en informe concomitamment le Client.
7.2.
Les données relatives au suivi des actions menées sur la Plateforme (Article 2.2) sont conservées pour le temps de la relation contractuelle entre le Client et Novamap afin de permettre au Client, quel que soit l’Utilisateur, de bénéficier d’un suivi de ces actions tout au long de la relation contractuelle. Par conséquent, les données de l’Utilisateur concerné sont conservées tout au long de cette période, peu important que le Compte Utilisateur concerné ait été supprimé au cours de cette période.
Novamap pourra conserver plus longtemps ces données à des fins statistiques dès lors qu’elles sont totalement anonymisées, rendant impossibles d’identifier la personne qui en est à l’origine.
7.3.
Les données à caractère personnel utilisées dans le cadre des notifications adressées à l’Utilisateur (Article 2.3) sont conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de l’Utilisateur (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l’ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant de l’Utilisateur).
Au terme de ce délai de trois (3) ans, Novamap pourra reprendre contact avec l’Utilisateur concerné afin de savoir s’il souhaite continuer à être sollicité par Novamap. En l’absence de réponse positive et explicite de l’Utilisateur, il est mis un terme à tout envoie de notification à son égard. Toutefois, si l’Utilisateur dispose toujours d’un Compte Utilisateur, les données sont conservées selon les modalités définies à l’Article 7.1 ou 7.2.
7.4.
En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité sont conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du Code de procédure pénale, soit un (1) an.
En cas d’exercice du droit d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu à l’article 8 du Code de procédure pénale, soit trois (3) ans.
En cas d’exercice du droit d’opposition à être sollicité par Novamap, les informations permettant de prendre en compte son droit d’opposition sont conservées trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition. Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à d’autres fins que la gestion du droit d’opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition sont conservées (notamment, l’adresse électronique).